V tomto blogu vám chceme predstaviť dôležitú funkčnosť nášho dochádzkového systému HRON. Ide o systém podávania a preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti, tzv. whistleblowing systém, ktorý je v HRON-e integrovaný.
Má vaša firma viac ako 50 zamestnancov? Podnikáte v oblasti poskytovania finančných služieb, alebo služieb v oblasti bezpečnosti dopravy, či služieb v oblasti životného prostredia? Ste orgánom verejnej moci a máte viac ako 5 zamestnancov? V takom prípade máte zákonnú povinnosť mať vo firme whistleblowing systém zavedený.
Podľa zákona č. 189/2023 Z. z. z roku 2023, ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti musíte dodržiavať množstvo rôznych komplikovaných ustanovení týkajúcich sa vnútorného firemného whistleblowing systému. Pri nedodržaní týchto predpisov hrozia zamestnávateľom s počtom do 250 zamestnancov pokuty do výšky 50 000 Eur a s viac ako 250 zamestnancami pokuty až do výšky 100 000 Eur.
Ako efektívne zaviesť whistleblowing vo vašej firme
Zaviesť whistleblowing systém nie je vôbec také jednoduché, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Krabica na recepcii, do ktorej môžu zamestnanci hádzať rukou napísané oznámenia o zlyhávaní vašej spoločnosti v najrôznejších etických otázkach, to nevyrieši. Keď si uvedomíte, čo všetko Vnútorný systém preverovania oznámení podľa § 10 novelizovaného zákona vyžaduje, môže vás to naozaj zaskočiť. Napríklad, ako zamestnávateľ ste povinný vydať vnútorný predpis, v ktorom určíte podrobnosti o:
a) podávaní oznámení,
b) preverovaní oznámení a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní oznámení,
c) zachovaní mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa a totožnosti dotknutej osoby,
d) evidovaní oznámení (viesť tri roky evidenciu oznámení),
e) oboznamovaní oznamovateľa s výsledkom preverenia jeho oznámenia,
f) spracúvaní osobných údajov uvedených v oznámení,
g) prijímaní opatrení na odstránenie nedostatkov zistených pri preverovaní oznámení a o komunikácii s oznamovateľom vo veci týchto opatrení,
h) prijímaní opatrení proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti.
A to rozhodne nie je všetko. V neposlednom rade potrebujete tiež určiť osobu (zákon ju nazýva zodpovedná osoba), ktorá spĺňa zákonné kritéria a bude sa o všetko starať a zabezpečovať dodržiavanie týchto komplikovaných byrokratických formalít (zodpovednou osobou môže byť aj osoba alebo team osôb, ktorí nie sú vašimi zamestnancami).
HRON zjednoduší zavedenie whistleblowingu
Mysleli sme na vás aj v tejto veci. HRON disponuje integrovaným whistleblowing systémom.
Má vaša firma viac ako 50 zamestnancov? Podnikáte v oblasti poskytovania finančných služieb, alebo služieb v oblasti bezpečnosti dopravy, či služieb v oblasti životného prostredia? Ste orgánom verejnej moci a máte viac ako 5 zamestnancov? V takom prípade máte zákonnú povinnosť mať vo firme whistleblowing systém zavedený.
Podľa zákona č. 189/2023 Z. z. z roku 2023, ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti musíte dodržiavať množstvo rôznych komplikovaných ustanovení týkajúcich sa vnútorného firemného whistleblowing systému. Pri nedodržaní týchto predpisov hrozia zamestnávateľom s počtom do 250 zamestnancov pokuty do výšky 50 000 Eur a s viac ako 250 zamestnancami pokuty až do výšky 100 000 Eur.
Ako efektívne zaviesť whistleblowing vo vašej firme
Zaviesť whistleblowing systém nie je vôbec také jednoduché, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Krabica na recepcii, do ktorej môžu zamestnanci hádzať rukou napísané oznámenia o zlyhávaní vašej spoločnosti v najrôznejších etických otázkach, to nevyrieši. Keď si uvedomíte, čo všetko Vnútorný systém preverovania oznámení podľa § 10 novelizovaného zákona vyžaduje, môže vás to naozaj zaskočiť. Napríklad, ako zamestnávateľ ste povinný vydať vnútorný predpis, v ktorom určíte podrobnosti o:
a) podávaní oznámení,
b) preverovaní oznámení a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní oznámení,
c) zachovaní mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa a totožnosti dotknutej osoby,
d) evidovaní oznámení (viesť tri roky evidenciu oznámení),
e) oboznamovaní oznamovateľa s výsledkom preverenia jeho oznámenia,
f) spracúvaní osobných údajov uvedených v oznámení,
g) prijímaní opatrení na odstránenie nedostatkov zistených pri preverovaní oznámení a o komunikácii s oznamovateľom vo veci týchto opatrení,
h) prijímaní opatrení proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti.
A to rozhodne nie je všetko. V neposlednom rade potrebujete tiež určiť osobu (zákon ju nazýva zodpovedná osoba), ktorá spĺňa zákonné kritéria a bude sa o všetko starať a zabezpečovať dodržiavanie týchto komplikovaných byrokratických formalít (zodpovednou osobou môže byť aj osoba alebo team osôb, ktorí nie sú vašimi zamestnancami).
HRON zjednoduší zavedenie whistleblowingu
Mysleli sme na vás aj v tejto veci. HRON disponuje integrovaným whistleblowing systémom.
Je to jednoduché a účinné riešenie. Zamestnanci môžu nahlásiť svoje obavy priamo a jednoducho cez aplikáciu v HRON-e, ktorá zaručuje ochranu ich identity a zabezpečuje dôvernosť informácií. Systém je navrhnutý tak, aby podporoval otvorenú kultúru vo vašej firme a zároveň chránil dobro zamestnancov a integritu vašej spoločnosti.
Ak máte dochádzkový systém HRON, stačí už len poveriť plnením úloh zodpovednú osobu s príslušnou odbornou prípravou. S HRON-om hravo zvládne všetky prevádzkové formality firemného interného whistleblowing systému a kontrolné orgány nebudú mať šancu niečo z tohto hľadiska kritizovať alebo penalizovať.
Whistleblowing výhody HRON-u:
– S HRON-om ľahko preukážete kontrolným orgánom, že spĺňate zákonom predpísané nastavenia whistleblowing systému.
– S HRON-om dokážete z pohľadu vašich zamestnancov dôveryhodne garantovať diskrétnosť a anonymitu oznámení. Príjemcom ich správ vo forme emailu bude len zodpovedná osoba, ktorá je zo zákona viazaná mlčanlivosťou.
– HRON umožňuje priložiť (upload) k oznámeniu dodatočnú dokumentáciu.
Ak máte dochádzkový systém HRON, stačí už len poveriť plnením úloh zodpovednú osobu s príslušnou odbornou prípravou. S HRON-om hravo zvládne všetky prevádzkové formality firemného interného whistleblowing systému a kontrolné orgány nebudú mať šancu niečo z tohto hľadiska kritizovať alebo penalizovať.
Whistleblowing výhody HRON-u:
– S HRON-om ľahko preukážete kontrolným orgánom, že spĺňate zákonom predpísané nastavenia whistleblowing systému.
– S HRON-om dokážete z pohľadu vašich zamestnancov dôveryhodne garantovať diskrétnosť a anonymitu oznámení. Príjemcom ich správ vo forme emailu bude len zodpovedná osoba, ktorá je zo zákona viazaná mlčanlivosťou.
– HRON umožňuje priložiť (upload) k oznámeniu dodatočnú dokumentáciu.
